Wat is GRAS?
Gebruikers Registratie en Activiteiten Systeem: dat is de betekenis van GRAS. Het systeem is speciaal ontwikkeld voor brede scholen in Nederland. GRAS bestaat uit 2 onderdelen. Deel 1 is een webbased portal, waarin alle informatie voor de activiteiten en deelnemers beheerd wordt. Deze webportal wordt gekoppeld aan deel 2, de website: hier schrijven de deelnemers zich in!
Inmiddels werken vele brede scholen en andere organisaties ook met GRAS, denk aan kinderdagverblijven en buitenschoolse opvang. En met succes! We vertellen hier meer over de mogelijkheden van GRAS.
Activiteitenbeheer
In GRAS kunnen activiteiten zeer gedetailleerd aangemaakt worden. Zo kan de organisator van een activiteit aangeven:
wanneer het plaats vindt
wat en of er kosten zijn
op welke locatie de activiteit is
welke leeftijden mee kunnen doen
een uitgebreide omschrijving van de activiteit
een vaste boodschap, zoals instructies voor kleding
en nog veel meer!
Ook kan de organisator een doel koppelen aan de activiteit. Bijvoorbeeld het bevorderen van sociale cohesie in de wijk, meer ouderbetrokkenheid, talentontwikkeling en beweegstimulering.
Deelnemers
GRAS wordt vooral veel gebruikt door deelnemers in de basisschool leeftijd. Een ouder kan een account aanmaken in GRAS. Samen met de ouder kan het kind activiteiten uitzoeken die hij/zij leuk vindt en zich inschrijven en, indien nodig, direct betalen.
Dit is nog niet alles! Ouders kunnen bij het aanmelden van hun kind ook:
aangeven of hun kind na een activiteit zelf naar huis mag, of wordt opgehaald door een ouder/verzorger
toestemming geven of het kind gefotografeerd mag worden. Het beeldmateriaal is alléén zichtbaar voor deelnemers van de activiteit. Zo garanderen we de privacy van elk kind.
In GRAS heb je een overzicht van alle deelnemers en contactgegevens van de ouder(s). Hier is ook te zien welke ouder bij welk kind hoort: de ouder-kind-connectie noemen we dit.
IEDEREEN MAG MEEDOEN!
Coördinatoren kunnen in GRAS inzien welke kinderen al eerder meededen aan activiteiten. Zijn er een aantal kids die nergens aan meedoen? Dan kan de buurtcoach hier gelijk op inspelen en zoveel mogelijk kinderen enthousiasmeren om mee te doen.
STAMDATA
Het gehele GRAS systeem wordt gevoed door stamdata. Hier wordt eenmalig informatie ingezet die bij elke activiteit opnieuw gebruikt. Het is een kwestie van aanvinken of selecteren. Dat scheelt een hoop typewerk! Denk hierbij aan:
wijken
locaties
scholen
organisaties
verenigingen
doelgroepen & doelen
categorieën voor de activiteiten
Hiermee blijft het systeem schoon, overzichtelijk en kunnen activiteiten snel worden ingevuld.
VERENIGINGEN
Vaak werken brede scholen samen met verenigingen waar de activiteiten georganiseerd worden. In GRAS is een module gemaakt voor het beheren van alle betrokken verenigingen. Per vereniging kan aangegeven worden:
wat voor activiteiten zij aanbieden per categorie
wie de contactpersonen zijn
of er een rookvrije kantine is
de exacte locatie gekoppeld aan Google Maps
social media accounts
of ze een aanbod hebben voor mindervaliden, senioren of minima
GRAS biedt met deze ontwikkeling een uitgebreide module voor contactenbeheer op specifiek niveau.
KLAAR VOOR DE START?
2makeITwork geeft bij de oplevering van GRAS voor een workshop waarin het systeem wordt uitgelegd aan alle coördinatoren, buurtcoaches, docenten en overige medewerkers. Ter ondersteuning is er ook een handleiding beschikbaar. Deze is te downloaden in GRAS.
